04 Schep klare taal en ga in dialoog

Schep klare taal en ga in dialoog

Schep klare taal

Als je een juridische dienst hebt, laat deze het ontwerpreglement dan eens nalezen; zo ben je zeker dat er geen juridische foutjes in je reglement slopen. Probeer tegelijk wel om niet te veel juridisch taalgebruik te hanteren: een reglement in ambtenarees is nog nooit iemand ten goede gekomen. Controleer daarom je reglement op dure woorden en ingewikkelde zinsconstructies en probeer deze zo veel mogelijk te vervangen of achterwege te laten. Probeer je reglement met zo weinig woorden te schrijven.

Laat je reglement ook eens nalezen door iemand die er niets van kent. Als deze persoon met vragen of interpretatieproblemen zit, dan is dat een teken dat de formulering helderder kan. Het is perfect mogelijk om op een professionele manier eenvoudig en duidelijk te schrijven. “Keep It Simple, Stupid”, of kortweg KISS, is hier het motto!

In dialoog met de vereniging

Sta even stil bij hoe je het contact met de verenigingen wil realiseren en onderhouden. Een puur administratieve en schriftelijke relatie (via reglementen en procedures) kan tot communicatieproblemen leiden tussen bestuur en verenigingen.

Persoonlijk contact met de verenigingen in je gemeente is daarom altijd een plus, of dat nu via occasionele telefoontjes of een bezoekje tijdens een activiteit gebeurt. Niet alleen wordt dit geapprecieerd door de verenigingen, het helpt je ook een vinger aan de pols te houden: wat houdt verenigingen bezig? Welke obstakels ervaren ze?

Dit onderhouden van persoonlijke contacten vraagt uiteraard een significante investering van de relevante ambtenaar. Maar er zijn eenvoudige manieren om contacten op een efficiënte manier te leggen:

  • Trek als administratie/adviesraad wat tijd uit om subsidie- en ondersteuningsaanvragen in te vullen samen met de verenigingen die daarom vragen. Dit kan gewoon op het gemeentekantoor, dan wel tijdens ‘zitdagen’ in de gemeente, waarbij ambtenaren of leden van de adviesraad zich op voor verenigingen centrale punten aanspreekbaar stellen.
  • Laat de adviesraad haar vergaderingen telkens bij een andere vereniging houden, zo wordt de band tussen verenigingen onderling ook versterkt.
  • Geef als gemeente periodiek vormingen over het aanvragen van subsidies en ondersteuning aan (nieuwe) verenigingen.
  • Ga langs bij de verenigingen. Let wel: dit zijn geen inspectiebezoeken, maar opportuniteiten om elkaar en elkaars besognes te leren kennen.