08 Soort subsidiereglement kiezen

Soort subsidiereglement kiezen

De doelstelling is geformuleerd, de doelgroep is bepaald en bevraagd. Alles staat dus klaar om te bepalen welk soort subsidiereglement het best aansluit bij het vooropgestelde doel. Van een reglement gebaseerd op het puntensysteem tot de basisfinanciering (en alle modaliteiten daar tussenin): elk soort reglement heeft haar eigen voor- en nadelen. We zullen deze per model één voor één overlopen.

 

Los van het sóórt subsidiereglement zijn er ook een aantal algemene aandachtspunten voor elk reglement. Hieronder vind je zo een aantal problemen terug die in heel wat reglementen gesignaleerd worden. Hou de aanbevelingen en suggesties in het achterhoofd voor wanneer je aan de slag gaat.

Aandachtspunten

  • Reglementen bevatten vaak verouderde criteria, al dan niet historisch zo gegroeid.
  • Criteria durven ook al eens onduidelijk en voor interpretatie vatbaar te zijn.
  • In sommige reglementen zit een regel vervat die de toekenning van subsidies aan de controle van de politiek blootstelt. Als hier niet voor wordt opgelet, kan dit tot onduidelijkheid, een gebrek aan transparantie en soms zelfs willekeur leiden. Zo durft het wel eens gebeuren dat de ene vereniging via een politieke tussenkomst na een negatieve aanvraag plots wel een toelage krijgt, waar andere verenigingen op een ‘nee’ blijven botsen.
  • Reglementen durven ook al eens in een onduidelijke taal geschreven te zijn…
  • Vaak moet een vereniging rekening houden met verschillende reglementen. Denk vb. aan de vaak afzonderlijke reglementen voor werkings- en projectsubsidies, infrastructuursubsidies en logistieke ondersteuning. Dit komt de transparantie niet ten goede. Bovendien wordt zo vaak dubbel werk gevraagd van zowel verenigingen als besturen wat betreft administratie voor aanvragen. Wanneer er één aanvraagformulier is waar alle mogelijke subsidies duidelijk op uitgelegd, kan een vereniging onmiddellijk zien waar zij een beroep op kan doen. Bovendien kan de administratie in één oogopslag zien welke vereniging welke subsidies aanvraagt.
  • Besturen vragen soms onnodig veel gegevens op, al dan niet vanuit de reflex om misbruik te willen vermijden.
  • Te gedetailleerde criteria in reglementen kunnen tot gevolg hebben dat waardevolle activiteiten uit de boot vallen. Vaak zijn deze ook opgemaakt met een bepaalde groep verenigingen in het achterhoofd, zodat nieuwe, andere verenigingen het een pak moeilijker krijgen aan de onaangepaste criteria te voldoen. Daarnaast kunnen te algemene criteria ook een onvoldoende kwaliteitsdrempel vormen voor het recht op subsidies. Het evenwicht tussen algemene en gedetailleerde criteria is soms fragiel.
  • Een groot deel van de complexiteit van reglementen zit niet in de fundamenten verward, maar komt net voort uit de kleine, graduele wijzigingen, aanvullingen en ‘tweaks’ die na verloop van tijd in elk reglement gemaakt worden – de ‘koterij’, als het ware.

Suggesties en aanbevelingen

  • Waar mogelijk, combineer alle voor een vereniging relevante reglementen en procedures in één overkoepelend reglement. Deze transparantie zorgt ervoor dat verenigingen minder ver en lang moeten zoeken naar de relevante informatie: in één oogopslag kunnen ze de verschillende relevante procedures en vormen van ondersteuning terugvinden.
  • Reglementen zitten vol subsidiecriteria. Stel je bij elk criterium de vraag waarom dit belangrijk is. Kun je geen afdoend antwoord geven, of geef je bij verschillende criteria telkens hetzelfde antwoord, vraag je dan af of dit wel zo’n essentieel criterium is.
  • Ga digitaal! Je vermijdt het opvragen van dubbele informatie (via het gebruik van interne databases en een online platform) en kan die informatie ook snel opsnorren. Bovendien kunnen verenigingen via een online platform of loket op hun eigen tempo een dossier samenstellen en verantwoorden. Onder andere voor jeugdverenigingen zou dit een grote stap vooruit zijn.
  • Het kan ook nuttig zijn om in of bij je reglement te verduidelijken wat de doelstelling/visie ervan is. Zo ben je transparant en helder over wat je er mee wil bereiken.
  • Een reglement is bij voorbaat nooit volledig ‘fair’. Het heeft dan ook geen zin om oeverloze bis-artikels en uitzonderingsmaatregelen in te schrijven. Weeg altijd af wat eerlijk lijkt voor de verenigingen met wat haalbaar is binnen het kader van een reglement.
  • Sommige gemeenten verwerken thematische beleidsprioriteiten in hun subsidielijnen. Zo kan het interessant zijn om verenigingen een basissubsidie te geven en vervolgens jaarlijks met beleidsaccenten (inclusief een bijkomende subsidie) te werken.

De soorten subsidiereglementen

Er zijn wel wat soorten subsidiereglementen. Hieronder zetten we ze op een rijtje, met telkens de belangrijkste pro’s en contra’s. Niet alle nadelen zijn onoverkomelijk. Met de juiste aandacht en creativiteit, kan je al veel problemen vermijden.

 

Na pro’s en contra’s van alle soorten subsidiereglementen vind je een flowchart die je kunt helpen bij de keuze van het voor jouw doelstelling geknipte subsidiereglement. Zoals met alles vormt deze flowchart niet de absolute waarheid, maar ze kan je wel een duwtje in de juiste richting geven.

 

Soorten subsidiereglementen

  • het puntensysteem
  • de basisfinanciering
  • het puntensysteem en/of basisfinanciering

 

Twee vreemde eenden in de bijt

  • convenanten
  • nominatieve subsidies

Het puntensysteem

In het kort: Bij een puntensysteem wordt een vereniging gesubsidieerd op basis van criteria waar ze aan moet voldoen. Elk criterium krijgt hierbij een bepaald gewicht, zo kunnen verenigingen voor sommige activiteiten meer punten krijgen dan voor andere. Uiteindelijk wordt het aantal ‘verworven’ punten opgeteld en wordt op basis hiervan de subsidie berekend.

Pro's

  • Voor lokale besturen
    • Een puntensysteem met minimale criteria (cf. ledenaantal, aantal activiteiten) is objectiever. Wie meer leden heeft, heeft immers meer kosten. En wie meer activiteiten organiseert, moet vb. meer aan zaalhuur betalen.

    • Kwaliteitscriteria kunnen een bepaald gewicht krijgen, door meer punten toe te kennen aan een bepaald (kwaliteits)criterium. Zo leg je een zwaardere nadruk op dat criterium en stimuleer je de verenigingen om hier meer op in te zetten.

  • Voor verenigingen
    • Het inschrijven van veel verscheidene categorieën kan tegemoet komen aan de vraag om maatwerk.

    • Een puntensysteem met minimale criteria (cf. ledenaantal, aantal activiteiten) is objectiever. Wie meer leden heeft, heeft immers meer kosten. En wie meer activiteiten organiseert, moet vb. meer aan zaalhuur betalen.

Contra's

  • Voor lokale besturen
    • Een puntensysteem met wat details dreigt al snel technisch, onoverzichtelijk en onduidelijk te worden.

    • Werken met gewichten voor kwaliteitscriteria kan een scheeftrekking veroorzaken in de subsidieverdeling. Zo kan vb. een vereniging met een relatief klein ledenaantal een groot bedrag krijgen op basis van haar aantal gediplomeerde begeleiders, terwijl een grote vereniging zonder veel gediplomeerde begeleiders verhoudingsgewijs een pak minder zou kunnen krijgen.

    • De opgestelde criteria kunnen aan interpretatie onderhevig zijn, vooral wanneer het om complexe concepten gaat. Dit kan leiden tot subjectiviteit in de beoordeling. Hoe bepaal je vb. wanneer een initiatief “innovatief” is? Of wanneer een activiteit “cultureel” is? Wanneer een gevolgde studiedag “relevant” is voor de werking van de vereniging?

    • Een uitgebreid puntensysteem dat voor al haar criteria bewijsstukken vereist, leidt tot een enorm zwaar dossier.

    • In een gemeente met een stabiel verenigingslandschap (en dus weinig fluctuatie in de subsidieaanvragen), is een uitgebreid puntensysteem al snel een blok aan het been: er moet dan bijzonder veel ingediend en nagekeken worden om toch elk jaar min of meer hetzelfde bedrag te krijgen/uit te schrijven…

  • Voor verenigingen
    • Een puntensysteem met wat details dreigt al snel technisch, onoverzichtelijk en onduidelijk te worden.

    • Werken met gewichten voor kwaliteitscriteria kan een scheeftrekking veroorzaken in de subsidieverdeling. Zo kan vb. een vereniging met een relatief klein ledenaantal een groot bedrag krijgen op basis van haar aantal gediplomeerde begeleiders, terwijl een grote vereniging zonder veel gediplomeerde begeleiders verhoudingsgewijs een pak minder zou kunnen krijgen.

    • De opgestelde criteria kunnen aan interpretatie onderhevig zijn, vooral wanneer het om complexe concepten gaat. Dit kan leiden tot subjectiviteit in de beoordeling. Hoe bepaal je vb. wanneer een initiatief “innovatief” is? Of wanneer een activiteit “cultureel” is? Wanneer een gevolgde studiedag “relevant” is voor de werking van de vereniging?

    • Een uitgebreid puntensysteem dat voor al haar criteria bewijsstukken vereist, leidt tot een enorm zwaar dossier.

    • In een gemeente met een stabiel verenigingslandschap (en dus weinig fluctuatie in de subsidieaanvragen), is een uitgebreid puntensysteem al snel een blok aan het been: er moet dan bijzonder veel ingediend en nagekeken worden om toch elk jaar min of meer hetzelfde bedrag te krijgen/uit te schrijven…

    • Als vereniging kan je afgestraft worden als je een bepaald aspect of criterium vergeet aan te melden.

De basisfinanciering

In het kort: Bij een basisfinanciering krijgt een vereniging een vaste toelage, ongeacht het aantal activiteiten of het aantal leden.

Pro's

  • Voor lokale besturen
    • Een systeem gebaseerd op een basisfinanciering voor elke vereniging zorgt voor een minimum aan administratieve last.

    • Bij het opzetten van een reglement met basisfinanciering kan rekening gehouden worden met de context van het verenigingslandschap om zo volledig te beantwoorden aan de bestaande noden. Zo kan een gemeente vb. rekening houden met haar vier grote jeugdverenigingen bij het opstellen van de basistoelage (en net voldoende budget voorzien om aan die basistoelages tegemoet te komen).

    • De basisfinanciering biedt transparantie, eenvoud en zekerheid: je bent min of meer zeker welk budget er volgend jaar toegekend zal worden.

  • Voor verenigingen
    • Een systeem gebaseerd op een basisfinanciering voor elke vereniging zorgt voor een minimum aan administratieve last.

    • Bij het opzetten van een reglement met basisfinanciering kan rekening gehouden worden met de context van het verenigingslandschap om zo volledig te beantwoorden aan de bestaande noden. Zo kan een gemeente vb. rekening houden met haar vier grote jeugdverenigingen bij het opstellen van de basistoelage (en net voldoende budget voorzien om aan die basistoelages tegemoet te komen).

    • De basisfinanciering biedt transparantie, eenvoud en zekerheid: je bent min of meer zeker welk budget er volgend jaar toegekend zal worden.

Contra's

  • Voor lokale besturen
    • Een reglement met basisfinanciering dat gemodelleerd is op een bestaande verenigingscontext (en overeenkomstig gebudgetteerd is), laat weinig ruimte toe voor de opkomst van nieuwe verenigingen.

    • De basisfinanciering laat geen diversiteit in subsidiëring toe qua de noden en meerwaarde van verenigingen. Zo wordt het moeilijk om een kleine vereniging, waarvan niettemin blijkt dat ze een grote meerwaarde biedt aan de lokale gemeenschap, een groter subsidiebedrag te schenken.

    • Ook qua prestaties wordt het moeilijker verenigingen te vergelijken. Een vereniging die te weinig inspanningen levert en louter het minimum minimorum  realiseert, kan niet worden op de vingers getikt via een verminderd subsidiebedrag het volgende jaar.

       

      Een vereniging die dan weer excelleerde, krijgt het volgende jaar nog steeds evenveel geld – de mogelijkheid van een hoger subsidiebedrag dat bepaalde aspecten van de werking zou kunnen verbeteren of uitbouwen, zit hierin niet vervat. Verenigingen worden zo mogelijk zelfs ontmoedigd om nieuwe dingen uit te proberen of meer kwaliteit in hun dienstverlening na te streven…

  • Voor verenigingen
    • Een reglement met basisfinanciering dat gemodelleerd is op een bestaande verenigingscontext (en overeenkomstig gebudgetteerd is), laat weinig ruimte toe voor de opkomst van nieuwe verenigingen.

    • De basisfinanciering laat geen diversiteit in subsidiëring toe qua de noden en meerwaarde van verenigingen. Zo wordt het moeilijk om een kleine vereniging, waarvan niettemin blijkt dat ze een grote meerwaarde biedt aan de lokale gemeenschap, een groter subsidiebedrag te schenken.

    • Ook qua prestaties wordt het moeilijker verenigingen te vergelijken. Een vereniging die te weinig inspanningen levert en louter het minimum minimorum  realiseert, kan niet worden op de vingers getikt via een verminderd subsidiebedrag het volgende jaar.

       

      Een vereniging die dan weer excelleerde, krijgt het volgende jaar nog steeds evenveel geld – de mogelijkheid van een hoger subsidiebedrag dat bepaalde aspecten van de werking zou kunnen verbeteren of uitbouwen, zit hierin niet vervat. Verenigingen worden zo mogelijk zelfs ontmoedigd om nieuwe dingen uit te proberen of meer kwaliteit in hun dienstverlening na te streven…

Een puntensysteem en/of basisfinanciering

In het kort: De combinatie van een puntensysteem met een basisfinanciering kan op verschillende manieren in de praktijk worden gebracht. Ofwel biedt men beide systemen aan als een keuze, waarbij de vereniging kan kiezen om ofwel in te tekenen op de basistoelage of op het puntensysteem. (Daarbij kan de minimale subsidie verbonden aan het puntensysteem wel afgestemd worden op de basistoelage die de andere verenigingen ontvangen.)

 

In het andere geval is de combinatie inherent: elke vereniging doet dezelfde aangifte en krijgt minimaal een basistoelage, maar kan extra punten verdienen op basis van de vervulling van bijkomende criteria. Naargelang het aantal behaalde punten wordt het te krijgen subsidiebedrag verhoogd.

Pro's

  • Voor lokale besturen
    • De administratieve last en de grootte van het subsidiebedrag zijn meer in evenwicht:

       

      • De kleine verenigingen kunnen het houden op een verzekerde basisfinanciering, wat de dossier- en controlelast voor zowel verenigingen als besturen sterk beperkt.

       

      De grote verenigingen kunnen via het puntensysteem een subsidie krijgen die meer op hun maat is afgestemd.

  • Voor verenigingen
    • De administratieve last en de grootte van het subsidiebedrag zijn meer in evenwicht:

       

      • De kleine verenigingen kunnen het houden op een verzekerde basisfinanciering, wat de dossier- en controlelast voor zowel verenigingen als besturen sterk beperkt.

       

      De grote verenigingen kunnen via het puntensysteem een subsidie krijgen die meer op hun maat is afgestemd.

    • De basisfinanciering kan als buffer dienen voor een vereniging. Die minimumtoelage biedt een stuk zekerheid.

    • Verenigingen kunnen zelf kiezen of een hogere subsidie opweegt tegen meer administratieve last.

Contra's

  • Voor lokale besturen
    • De gemeente moet nog steeds de punten berekenen en de dossiers nakijken wat nog steeds heel wat werk is.

    • Voor de verenigingen die een activiteitentoelage aanvragen (= minimaal puntensysteem), is er nog steeds redelijk wat administratieve last.

  • Voor verenigingen
    • De gemeente moet nog steeds de punten berekenen en de dossiers nakijken wat nog steeds heel wat werk is.

    • Voor de verenigingen die een activiteitentoelage aanvragen (= minimaal puntensysteem), is er nog steeds redelijk wat administratieve last.

We verwijzen ook naar de afzonderlijke pro’s en contra’s die aan het puntensysteem en de basisfinanciering verbonden zijn. (Al zijn deze, afhankelijk van de toegepaste combinatie , niet allemaal altijd van toepassing.)

Convenanten

In het kort: Een convenant is een overeenkomst tussen een vereniging en de stad/gemeente. In deze overeenkomst worden verplichtingen voor zowel de vereniging als de stad bepaald.

Pro's

  • Voor lokale besturen
    • Convenanten kunnen ingezet worden om een bijzondere, versterkte samenwerking met initiatieven en organisaties op te zetten. Denk vb. aan verenigingen waar armen het woord nemen, die meer ondersteuning willen bieden aan hun doelgroep.

       

      Convenanten worden ook vaker ingezet voor samenwerking met grote, professioneel georganiseerde verenigingen.

    • Convenanten laten maatwerk toe.

    • De duurtijd van een convenant kan aanzienlijk zijn, wat voor minder administratieve last zorgt op de korte termijn.

  • Voor verenigingen
    • Convenanten kunnen ingezet worden om een bijzondere, versterkte samenwerking met initiatieven en organisaties op te zetten. Denk vb. aan verenigingen waar armen het woord nemen, die meer ondersteuning willen bieden aan hun doelgroep.

       

      Convenanten worden ook vaker ingezet voor samenwerking met grote, professioneel georganiseerde verenigingen.

    • Convenanten laten maatwerk toe.

    • De duurtijd van een convenant kan aanzienlijk zijn, wat voor minder administratieve last zorgt op de korte termijn.

Contra's

  • Voor lokale besturen
    • Indien in het convenant weinig afspraken zijn gemaakt op vlak van verantwoording, kan de werking van de organisatie tot op zekere hoogte ondoorzichtig zijn. Verenigingen in moeilijkheden of met slinkende activiteiten worden zo minder gemakkelijk gemonitord.

    • Het opstellen van een convenant (en de wederzijdse rechten en plichten) kan meer werk vergen omdat deze op maat van de vereniging wordt afgesloten.

    • Wordt het soms niet iets te veel à la tête du client? Waar trek je de grens tussen de toepassing van reglementen en convenanten voor verenigingen?

  • Contra's
    • Wordt het soms niet iets te veel à la tête du client? Waar trek je de grens tussen de toepassing van reglementen en convenanten voor verenigingen?

Nominatieve subsidies

In het kort: Een subsidie ad nominatum wordt zonder subsidiereglement toegekend aan een vereniging of organisatie. Het bedrag wordt vooraf in de begroting ingeschreven.

Pro's

  • Voor lokale besturen
    • Een nominatieve subsidie zorgt voor eenvoud en zekerheid: een vast bedrag, jaar na jaar, zonder (grote) administratieve rompslomp.

    • Verenigingen die niet in het kader van de reglementen passen, kunnen op deze manier toch ondersteund worden. (Denk maar aan sportverenigingen zoals dansverenigingen en schaakclubs die niet onder de definitie van  Bloso voor een sportvereniging vallen.)

  • Voor verenigingen
    • Een nominatieve subsidie zorgt voor eenvoud en zekerheid: een vast bedrag, jaar na jaar, zonder (grote) administratieve rompslomp.

    • Verenigingen die niet in het kader van de reglementen passen, kunnen op deze manier toch ondersteund worden. (Denk maar aan sportverenigingen zoals dansverenigingen en schaakclubs die niet onder de definitie van  Bloso voor een sportvereniging vallen.)

    • Nominatieve subsidies kunnen onafhankelijk van de algemene subsidie-enveloppe worden toegekend, dus zonder dat de subsidie van de andere verenigingen naar beneden gaat.

Contra's

  • Voor lokale verenigingen
    • Slapende verenigingen krijgen soms nog steeds geld.

    • De beperkte of onbestaande administratieve of inhoudelijke verantwoording kan betekenen dat het bestuur geen zicht krijgt op wat de vereniging onderneemt. Daarnaast kunnen de informatiegegevens (zoals vb. de contactpersoon) soms verouderd zijn.

Flowchart reglementkeuze

Heb je een subsidiereglement nodig om je doelstelling te bereiken?

Moet er een gegarandeerde minimumsubsidie zijn voor elke vereniging?

Een vast bedrag, jaar na jaar?

Ga voor een basistoelage of nominatieve subsidie

Moet er bovenop de minimumsubsidie een weging plaatsvinden (vb. voor de grootte v/d vereniging, het aantal activiteiten…)?

Ga voor een basistoelage met puntensysteem

Ga voor een systeem dat de keuze laat : een basistoelage of een puntensysteem

Ga voor een puntensysteem

Ga na hoe je dan wel best je doelstelling kan bereiken.