In veel steden en gemeenten wordt gewerkt met een erkenning. Deze erkenning gaat dan vaak vooraf aan het toekennen van subsidies. In deze stap vragen we je om even dieper na te denken over dit concept. Heb je überhaupt een erkenning nodig om je doelstelling te halen? Hoe moet die erkenning dan verstrekt worden? Via een erkenningsreglement of adviesraad?
Of is een erkenning overbodig, met enkel extra papierwerk tot gevolg? Zijn er voordelen die enkel aan een erkenning gekoppeld (zullen) worden? Is het nodig om voor deze voordelen een erkenning te vragen of kan dat ook op een andere manier? Tot slot: als je wil werken met een erkenning, in welke mate wil je dan je doelgroep betrekken in het erkenningsproces?
Er zijn geen modelantwoorden op bovenstaande vragen te vinden – elke gemeente of stad heeft een eigen context en een eigen geschiedenis die mee bepalen welke richting een reglement uit moet gaan. Daarom geven we je op de volgende pagina’s graag enkele pro’s en contra’s van de erkenning mee die je in je beslissing kunnen begeleiden. Belangrijk: niet alle pro’s en contra’s zijn onvermijdelijk – hou ze in dat geval gewoon in het achterhoofd, zodat je er zo goed mogelijk op kunt inspelen.
Aan een erkenning kunnen voordelen gekoppeld zijn die niets te maken hebben met financiële ondersteuning, zoals het krijgen van vuilniszakken, het goedkoper/gratis huren van materiaal of huren van zalen, enzovoort.
In een geïntegreerd en/of digitaal reglement moeten alle gegevens maar één keer ingevuld worden. De verenigingen kunnen dan óf enkel een erkenning aanvragen óf zowel een erkenning als financiële ondersteuning in één beweging aanvragen. Dit resulteert in minder afzonderlijke aanvragen – en dus minder werklast.
Een erkenningsreglement biedt een objectiever en meer formeel kader.
Erkenningen uitreiken hoeft niet arbeidsintensief te zijn, op voorwaarde dat een eenvormige en lichte procedure gehanteerd wordt.
Soms hanteren gemeenten een uniforme erkenning voor verenigingen over de sectoren heen. Hier kan ook een uniforme tariefstructuur voor huur van zalen en materiaal aan gekoppeld worden.
Sommige gemeenten geven een automatische erkenning aan de verenigingen die in een adviesraad zetelen. Dit is eenvoudig en brengt amper papierwerk met zich mee en toch heb je een zicht op al je verenigingen.
Een verplichte jaarlijkse erkenning biedt volgens sommige gemeenten een sterkere garantie dat de registratie- en contactgegevens van de vereniging up-to-date blijven.
Sommige verenigingen willen of hebben geen nood aan subsidies; een eenvoudige erkenning en de eventuele daaraan verbonden voordelen zijn voldoende.
Aan een erkenning kunnen voordelen gekoppeld zijn die niets te maken hebben met financiële ondersteuning, zoals het krijgen van vuilniszakken, het goedkoper/gratis huren van materiaal of huren van zalen, enzovoort.
In een geïntegreerd en/of digitaal reglement moeten alle gegevens maar één keer ingevuld worden. De verenigingen kunnen dan óf enkel een erkenning aanvragen óf zowel een erkenning als financiële ondersteuning in één beweging aanvragen. Dit resulteert in minder afzonderlijke aanvragen – en dus minder werklast.
Een erkenningsreglement biedt een objectiever en meer formeel kader.
Een erkenning kan beschouwd worden als een registratie, waarbij een eenvormige en lichte procedure kan gehanteerd worden.
Soms hanteren gemeenten een uniforme erkenning voor verenigingen over de sectoren heen. Hier kan ook een uniforme tariefstructuur voor huur van zalen en materiaal aan gekoppeld worden.
Sommige gemeenten geven een automatische erkenning aan de verenigingen die in een adviesraad zetelen. Dit is eenvoudig en brengt amper papierwerk met zich mee en toch heb je een zicht op al je verenigingen.
Een erkenning betekent vaak extra papierwerk en een grotere tijdsinvestering.
Afhankelijk van de rol van de adviesraad in de toekenning van een erkenning, kan er minder transparantie en soms willekeur optreden. Bovendien gebeurt het soms dat “men enkel erkent wat men kent”, wat diversiteit in het verenigingsleven kan fnuiken.
Soms is er voor de vereniging geen echt voordeel aan de erkenning verbonden – en is het dus louter papierwerk.
Een variant: soms zijn alle voordelen voor verenigingen gelinkt aan de subsidieaanvraag en dan wordt een erkenning al snel een lege doos…
Een verplichte jaarlijkse erkenning is voor verenigingen die al jaren actief zijn geen meerwaarde, maar een last.
Een erkenning betekent vaak extra papierwerk en een grotere tijdsinvestering.
Afhankelijk van de rol van de adviesraad in de toekenning van een erkenning, kan er minder transparantie en soms willekeur optreden. Bovendien gebeurt het soms dat “men enkel erkent wat men kent”, wat diversiteit in het verenigingsleven kan fnuiken.
Ga na of de erkenning(sprocedure) geïntegreerd kan worden in het algemene subsidie- of ondersteuningsreglement. Eén reglement is beter dan twee.
Ga ook na of de erkenningsaanvraag niet onmiddellijk gekoppeld kan worden aan de subsidieaanvraag. Ook één formulier is beter dan twee. Verenigingen die enkel een erkenning willen, hoeven bovendien dan slechts dat deel van het formulier in te vullen.
Misschien is een automatische erkenning op basis van het lidmaatschap van de adviesraad een optie? Indien nodig kunnen hier nog extra voorwaarden aan gekoppeld worden.
Hou je erkenningsprocedure zo eenvoudig mogelijk: vraag de gegevens en contactgegevens van de vereniging op zonder deze bij elke aanvraag opnieuw te vereisen. Laat waar mogelijk deze erkenning meerdere jaren gelden. Zo wordt dit een meerwaarde voor verenigingen (die niet telkens dezelfde informatie moeten doorgeven) én administratieve diensten (die de gegevens elk jaar moeten nakijken en ingeven).
Doorheen deze wegwijzer zal de geest van het “only once”-principe sterk vertegenwoordigd zijn. Dit houdt in dat administraties zichzelf uitdagen om relevante informatie van de burger of organisatie slechts één keer op te vragen. Interne databases en een vlotte data-uitwisseling moeten het dan mogelijk maken dat alle afdelingen van de administratie eenvoudig aan de informatie kunnen zonder nog eens de burger of organisatie aan de mouw te trekken. Ook op Vlaams niveau maakt het principe zijn opgang, dit in combinatie met de ambitie om radicaal digitaal te gaan.
Wat sommige aspecten van de erkenning betreft, is het moeilijk een eenduidige aanbeveling te formuleren. De voor- en nadelen zijn moeilijk af te wegen, en dus is het vooral belangrijk om je bewust te zijn van de opties die je kunt nemen. De onderstaande vragen raken enkele van deze twijfelpunten aan.
Heb je alle pro’s en contra’s overwogen en over alle vragen nagedacht? En ben je overtuigd van de noodzaak van een erkenning? Dan is het tijd om concreet te worden! Onderstaande vragen moeten hierbij beantwoord worden. (Zie ter inspiratie ook de twee erkenningsreglementen als bijlage aan deze wegwijzer toegevoegd.)
Intersectoraal erkennen is een concept waarmee stilaan meer en meer besturen aan de slag willen. In plaats van sport-, cultuur-, jeugdverenigingen … een aparte sectorale erkenning voor te leggen, krijgt elke vereniging in deze logica eenzelfde erkenning, dus als “vereniging” tout court.
Het voordeel van een intersectoraal erkenningsreglement is haar eenvoud en transparantie. Met minder criteria en een eenduidige aanpak voor alle sectoren kan een erkenning eerlijk en simpel worden toegekend. Op deze manier kunnen ook tijdelijke initiatieven en verenigingen die niet in een hokje geduwd kunnen worden, ook aanspraak maken op erkenning.
Bevraag je doelgroep over de keuze voor en de vorm van de erkenning. Tot slot van rekening zijn zij degene die hier in de praktijk mee aan de slag zullen moeten gaan…