Digitalisering, het is een toverwoord dat administraties en verenigingen wel vaker doet dromen. Wanneer over vereenvoudiging wordt gesproken, duurt het dan ook vaak niet lang vooraleer de efficiëntie van een digitaal systeem wordt bejubeld. Maar wat kan dat inhouden, zo’n digitaal systeem? En waar moet je op letten? Hieronder en op de volgende pagina’s vind je achtereenvolgens een reeks aandachtspunten, pro’s en contra’s, en suggesties en aanbevelingen terug.
Een digitaal systeem is idealiter:
Digitaliseren kan tijd besparen, zeker in combinatie met het “only once”-principe (: alle informatie slechts één keer opvragen).
Een digitaal systeem kan de registratie van verenigingen een pak vereenvoudigen. Bovendien kan het alle verkregen informatie over de vereniging en haar vertegenwoordigers eenvoudig centraliseren. Het up-to-date houden van de informatie kan o.m. worden bewerkstelligd via jaarlijkse automatische mails naar alle verenigingen met de vraag of er aan de gegeven informatie dingen zijn veranderd.
Gegevens kunnen opgeslagen, gefilterd en snel terug opgesnord worden.
De berekening van subsidiebedragen (zoals in het puntensysteem) kan, al dan niet deels, geautomatiseerd worden.
Een digitaal systeem kan bij ondersteuningsaanvragen automatisch linken leggen naar andere diensten, zoals de politie en de brandweer (vb. wanneer er een groot evenement zal worden georganiseerd).
Indien goed uitgedacht, is een digitaal systeem gebruiksvriendelijk: zo kan een dynamisch systeem idealiter gebruikers toelaten aanvragen en dossiers met tussenpozen in te vullen en tussentijds op te slaan. Dit laat verenigingen ook toe om alle relevante verantwoordingsstukken periodiek in te geven en bij te houden (zonder op het eind van het jaar allerlei bewijsstukjes te moeten opsnorren in de administratie).
In vergelijking met papieren verantwoording is een digitaal systeem ecologisch.
Digitaliseren kan tijd besparen, zeker in combinatie met het “only once”-principe (: alle informatie slechts één keer op te moeten geven).
Een digitaal systeem kan de registratie van verenigingen een pak vereenvoudigen. Bovendien kan het alle verkregen informatie over de vereniging en haar vertegenwoordigers eenvoudig centraliseren. Het up-to-date houden van de informatie kan o.m. worden bewerkstelligd via jaarlijkse automatische mails naar alle verenigingen met de vraag of er aan de gegeven informatie dingen zijn veranderd.
Gegevens kunnen opgeslagen, gefilterd en snel terug opgesnord worden.
Een digitaal systeem kan bij ondersteuningsaanvragen automatisch linken leggen naar andere diensten, zoals de politie en de brandweer (vb. wanneer er een groot evenement zal worden georganiseerd).
Indien goed uitgedacht, is een digitaal systeem gebruiksvriendelijk: zo kan een dynamisch systeem idealiter gebruikers toelaten aanvragen en dossiers met tussenpozen in te vullen en tussentijds op te slaan. Dit laat verenigingen ook toe om alle relevante verantwoordingsstukken periodiek in te geven en bij te houden (zonder op het eind van het jaar allerlei bewijsstukjes te moeten opsnorren in de administratie).
In vergelijking met papieren verantwoording is een digitaal systeem ecologisch.
Niet iedereen is onmiddellijk mee met het digitale verhaal. Er moet een alternatief voorhanden zijn voor zij die dit systeem niet onder de knie krijgen (vb. via een invulsessie op de gemeente, een hulplijn of een computer die ter beschikking staat in de bib of in de lokalen van de gemeente).
Technologie kan veel, maar niet alles. Sommige elementen van je procedure zullen misschien niet digitaal kunnen worden uitgewerkt; ga in dat geval na hoe je die zo goed mogelijk kunt opvangen.
Vaak kampt een digitaal systeem in haar startfase met kinderziektes.
Het aanpassen van een digitaal systeem kan log en langzaam zijn.
Naargelang de verwachtingen met betrekking tot de software, kan dit een stevig
kostenplaatje worden.
Een ingewikkelde of onduidelijke procedure digitaliseren, zorgt niet opeens voor een eenvoudig en heldere procedure.
Niet iedereen is onmiddellijk mee met het digitale verhaal. Er moet een alternatief voorhanden zijn voor zij die dit systeem niet onder de knie krijgen (vb. via een invulsessie op de gemeente, een hulplijn of een computer die ter beschikking staat in de bib of in de lokalen van de gemeente).
Vaak kampt een digitaal systeem in haar startfase met kinderziektes.
Een ingewikkelde of onduidelijke procedure digitaliseren, zorgt niet opeens voor een eenvoudig en heldere procedure.
Ga na of je geen groepsaankoop kan doen van zo’n digitaal systeem. Met meerdere gemeentes samen kan je mogelijk de kosten van zo’n softwarepakket drukken.
Implementeer een digitaal systeem indien mogelijk in alle diensten tegelijkertijd. Zo kan je alles zo efficiënt mogelijk implementeren. Het slechts digitaliseren van één van alle diensten kan dan weer ongewild méér werk met zich meebrengen, door vb. zowel digitaal als manueel de relevante procedures en communicatie te moeten doorlopen, al dan niet tussen de verschillende diensten.
Een gouden raad: als je reglement onduidelijk of een warboel is, vertrouw er dan niet op dat een digitaal systeem orde zal scheppen. Een papieren soepje waar je een digitaal sausje over heen giet, is… een digitaal soepje en dat is soms zelfs nóg onduidelijker.
Beschouw digitaal gaan dus nooit als dé mirakeloplossing voor vereenvoudiging – dat werkt niet. Eerst vereenvoudigen en dan pas digitaal gaan is de boodschap. Digitalisering is een middel tot vereenvoudiging en efficiëntie.-, jeugdverenigingen … een aparte sectorale erkenning voor te leggen, krijgt elke vereniging in deze logica eenzelfde erkenning, dus als “vereniging” tout court.