Subsidies gaan gepaard met verantwoording. Voortgangsrapporten, activiteiten- en deelnemerslijsten, facturen en andere bewijsstukken doen dan al snel de revue. Het gebeurt niet zelden dat verenigingen heuse dossiers ter verantwoording moeten gaan indienen; een aanzienlijk deel van de administratieve last voor verenigingen én besturen schuilt dan ook vaak in deze fase.
Sta even stil bij het doel van de verantwoording: is dat de controle over de subsidiestromen of net een beter inzicht in het reilen en zeilen van het verenigingsleven in je gemeente? Wat moet er allemaal bewezen en verantwoord worden? Voor wie moet deze verantwoording nuttig zijn? Hoe gedetailleerd moet een activiteitenrapport zijn? In welke vorm moet dit worden aangeleverd? Wordt met alle geleverde informatie aan de slag gegaan? En kan een goed gesprek met de vereniging ook niet dienen als moment van reflectie en verantwoording?
Verantwoording is een instrument, geen doel. Bovendien vraagt het veel tijd en werk van alle partijen die voor andere zaken kan worden aangewend. Herleid de verantwoording tot de essentie: niet alleen is dat eenvoudiger en helderder, je bouwt ook een vertrouwensband in met je verenigingen. Te veel structurele verantwoording kweekt wantrouwen.
Op de volgende pagina’s vind je een handig overzicht van de pro’s en contra’s en daaruit voortvloeiende aanbevelingen omtrent verantwoording.
Verantwoording kan, mits goede invulling, een degelijke kwaliteitscontrole zijn. Bovendien kan het een signaalfunctie hebben: wanneer een vereniging het moeilijk heeft, kan dit doorschemeren in zijn verantwoording (vb. via een frappant minder uitgebreide activiteitenlijst).
Verantwoording kan meer inzicht geven in het reilen en zeilen van het verenigingsleven in je gemeente.
Verantwoording kan, mits goede invulling, een degelijke kwaliteitscontrole zijn. Bovendien kan het een signaalfunctie hebben: wanneer een vereniging het moeilijk heeft, kan dit doorschemeren in zijn verantwoording (vb. via een frappant minder uitgebreide activiteitenlijst).
Met veel opgevraagde informatie wordt niets gedaan, cf. het welbekende fenomeen van de mappen die in de kast stof staan te vergaren. Bovendien wordt relevante informatie vaak dubbel opgevraagd.
Zowel het opmaken als controleren van de verantwoording neemt vaak veel tijd in beslag. Specifiek voor verenigingen kan het gebeuren dat de verantwoording (vb. het verzamelen van alle bewijsstukjes van het voorbije jaar, soms aan de hand van manuele verantwoordingsformulieren) niet in verhouding is met de gekregen subsidie.
Alle te bewijzen elementen aan een strenge controle onderwerpen, kan inefficiënt en onproductief worden (vb. het aantal leden, vergaderingen met de bestuurders…).
Een exhaustieve en verplicht frequente verantwoording kan wrevel en verantwoordingsmoeheid opwekken. Bovendien is het niet bevorderlijk voor de vertrouwensrelatie tussen bestuur en vereniging.
Met veel opgevraagde informatie wordt niets gedaan, cf. het welbekende fenomeen van de mappen die in de kast stof staan te vergaren. Bovendien wordt relevante informatie vaak dubbel opgevraagd.
Zowel het opmaken als controleren van de verantwoording neemt vaak veel tijd in beslag. Specifiek voor verenigingen kan het gebeuren dat de verantwoording (vb. het verzamelen van alle bewijsstukjes van het voorbije jaar, soms aan de hand van manuele verantwoordingsformulieren) niet in verhouding is met de gekregen subsidie.
Alle te bewijzen elementen aan een strenge controle onderwerpen, kan inefficiënt en onproductief worden (vb. het aantal leden, vergaderingen met de bestuurders…).