09 Herleid verantwoording tot de essentie

Herleid verantwoording tot de essentie

Subsidies gaan gepaard met verantwoording. Voortgangsrapporten, activiteiten- en deelnemerslijsten, facturen en andere bewijsstukken doen dan al snel de revue. Het gebeurt niet zelden dat verenigingen heuse dossiers ter verantwoording moeten gaan indienen; een aanzienlijk deel van de administratieve last voor verenigingen én besturen schuilt dan ook vaak in deze fase.

Sta even stil bij het doel van de verantwoording: is dat de controle over de subsidiestromen of net een beter inzicht in het reilen en zeilen van het verenigingsleven in je gemeente? Wat moet er allemaal bewezen en verantwoord worden? Voor wie moet deze verantwoording nuttig zijn? Hoe gedetailleerd moet een activiteitenrapport zijn? In welke vorm moet dit worden aangeleverd? Wordt met alle geleverde informatie aan de slag gegaan? En kan een goed gesprek met de vereniging ook niet dienen als moment van reflectie en verantwoording?

Verantwoording is een instrument, geen doel. Bovendien vraagt het veel tijd en werk van alle partijen die voor andere zaken kan worden aangewend. Herleid de verantwoording tot de essentie: niet alleen is dat eenvoudiger en helderder, je bouwt ook een vertrouwensband in met je verenigingen. Te veel structurele verantwoording kweekt wantrouwen.

Op de volgende pagina’s vind je een handig overzicht van de pro’s en contra’s en daaruit voortvloeiende aanbevelingen omtrent verantwoording.

Pro's

  • Voor lokale besturen
    • Verantwoording kan, mits goede invulling, een degelijke kwaliteitscontrole zijn. Bovendien kan het een signaalfunctie hebben: wanneer een vereniging het moeilijk heeft, kan dit doorschemeren in zijn verantwoording (vb. via een frappant minder uitgebreide activiteitenlijst).

    • Verantwoording kan meer inzicht geven in het reilen en zeilen van het verenigingsleven in je gemeente.

  • Voor verenigingen
    • Verantwoording kan, mits goede invulling, een degelijke kwaliteitscontrole zijn. Bovendien kan het een signaalfunctie hebben: wanneer een vereniging het moeilijk heeft, kan dit doorschemeren in zijn verantwoording (vb. via een frappant minder uitgebreide activiteitenlijst).

Contra's

  • Voor lokale besturen
    • Met veel opgevraagde informatie wordt niets gedaan, cf. het welbekende fenomeen van de mappen die in de kast stof staan te vergaren. Bovendien wordt relevante informatie vaak dubbel opgevraagd.

    • Zowel het opmaken als controleren van de verantwoording neemt vaak veel tijd in beslag. Specifiek voor verenigingen kan het gebeuren dat de verantwoording (vb. het verzamelen van alle bewijsstukjes van het voorbije jaar, soms aan de hand van manuele verantwoordingsformulieren) niet in verhouding is met de gekregen subsidie.

    • Alle te bewijzen elementen aan een strenge controle onderwerpen, kan inefficiënt en onproductief worden (vb. het aantal leden, vergaderingen met de bestuurders…).

    • Een exhaustieve en verplicht frequente verantwoording kan wrevel en verantwoordingsmoeheid opwekken. Bovendien is het niet bevorderlijk voor de vertrouwensrelatie tussen bestuur en vereniging.

  • Voor verenigingen
    • Met veel opgevraagde informatie wordt niets gedaan, cf. het welbekende fenomeen van de mappen die in de kast stof staan te vergaren. Bovendien wordt relevante informatie vaak dubbel opgevraagd.

    • Zowel het opmaken als controleren van de verantwoording neemt vaak veel tijd in beslag. Specifiek voor verenigingen kan het gebeuren dat de verantwoording (vb. het verzamelen van alle bewijsstukjes van het voorbije jaar, soms aan de hand van manuele verantwoordingsformulieren) niet in verhouding is met de gekregen subsidie.

    • Alle te bewijzen elementen aan een strenge controle onderwerpen, kan inefficiënt en onproductief worden (vb. het aantal leden, vergaderingen met de bestuurders…).

Suggesties en aanbevelingen

  • Vraag enkel die zaken op waar je effectief iets mee kunt. Overbodige gegevensregistratie is voor niemand nuttig. Let er bovendien op dat de verantwoording in verhouding staat tot de verkregen subsidie.
  • Ga waar dat kan flexibel om met de bewijsvoering, zeker met de vorm. Overweeg om activiteitenverslagen ook aan de hand van beeldmateriaal (foto’s, flyers, filmpjes…) te laten stofferen.
  • Ga op zoek naar de meerwaarde van de verantwoording. Kun je met de bekomen informatie vb. meer inzicht krijgen in de werking van de organisatie? Of werpen de gegevens een blik op de meerwaarde die de vereniging bewerkstelligt?
  • Reflecteer over wie de controle van de verantwoording in handen neemt. Is dat idealiter de administratie, de adviesraad, beiden?
  • Misschien kan de controle van de verantwoording steekproefsgewijs gebeuren? Op die manier vermindert ook de last voor het lokaal bestuur.
  • Focus niet op het dichtplamuren van fraudekansen. Hou deze in perspectief en zet in op wederzijds vertrouwen.