“Kan de lokale popband eenmalig een beamer lenen? Mag een vriendengroep gratis gebruik maken de gemeentelijke polyvalente zaal?”
Heel wat gemeenten werken naast subsidiereglementen met een apart reglement om organisaties te ‘erkennen’.
Zo’n reglement wordt soms gebruikt als vorm van waardering en/of opstap of voorwaarde om een subsidie te kunnen aanvragen.
Stel je in deze fase de vraag: hebben we een apart erkenningsreglement nodig om onze doelstellingen te halen? Of is het enkel extra papierwerk? Als een apart reglement aangewezen is, welke voordelen koppel je dan aan een erkenning? Hoe verloopt een erkenningsaanvraag? Spelen lokale adviesraden hierin al dan niet een rol? Wat verwachten organisaties zélf van een ‘formele erkenning’ van hun gemeente?
Op deze vragen bestaan geen modelantwoorden. Ze zijn afhankelijk van de eigen lokale context en geschiedenis. Om zelf tot een vlottere beslissing te komen, sommen we enkele pro’s en contra’s voor erkenning op. Let wel, niet alle pro’s en contra’s zijn onvermijdelijk – hou ze in dat geval gewoon in het achterhoofd, zodat je er zo goed mogelijk kan op inspelen.
Een erkenningsreglement biedt een objectiever en meer formeel kader dan ad-hoc beleid.
Aan een erkenning kan je niet-financiële ondersteuning koppelen. Zoals bv. goedkoper/gratis materiaal. Of zalen, zichtbaarheid & promotie, e.d. (zie ook ‘ontzorgen’). Voor sommige verenigingen is dat voldoende omdat ze geen subsidies willen of er geen nood aan hebben. Bovendien biedt het kansen om nieuwe burgerinitiatieven gepaste ondersteuning te bieden.
Een erkenning kan fungeren als ‘registratie’, waarmee een organisatie zich via een eenvormige en lichte procedure bekend maakt bij de gemeente.
Een erkenning/registratie kan een noodzakelijke voorwaarde zijn om subsidies aan te vragen. Bij het intekenen op een subsidiereglement hoeft de organisatie dan haar basisgegevens niet opnieuw in te voeren (= only once-principe). Ook voor een gemeente vermijdt dit dubbel werk, zeker als dit digitaal kan.
Een erkenning kan enkele heldere basisvoorwaarden omschrijven en hanteren die dan niet in elk subsidiereglement hoeven herhaald te worden. Zoals bv. het maken van een duidelijk onderscheid tussen commerciële en niet-commerciële initiatieven.
Eén erkenningsreglement kan gelden voor verenigingen uit verschillende sectoren. Daaraan kan bv. ook een uniforme tariefstructuur voor zaalhuur en materiaal gekoppeld zijn.
Een erkenning kan extra papierwerk en een grotere tijdsinvestering betekenen. Dit is vooral het geval als er aan de erkenning zelf geen direct voordeel of enkel subsidiëring verbonden is. M.a.w. als alle voordelen voor verenigingen gelinkt zijn aan de subsidieaanvraag, is de erkenning in feite een lege doos.
Sta ook even stil bij de term. Wie of wat ‘erkent’ de vereniging of organisatie? Is een registratie noodzakelijk om bijvoorbeeld toegang te krijgen tot andere dienstverlening, noem het dan ook ‘registratie’ in plaats van ‘erkenning’. Een ‘erkenning’ draagt een waardeoordeel in zich.
Neem minstens deze aspecten op :