Als je een juridische dienst hebt, laat deze het ontwerpreglement dan eens nalezen; zo ben je zeker dat er geen juridische foutjes in je reglement slopen. Probeer tegelijk wel om niet te veel juridisch taalgebruik te hanteren: een reglement in ambtenarees is nog nooit iemand ten goede gekomen. Controleer daarom je reglement op dure woorden en ingewikkelde zinsconstructies en probeer deze zo veel mogelijk te vervangen of achterwege te laten. Probeer je reglement met zo weinig woorden te schrijven.
Laat je reglement ook eens nalezen door iemand die er niets van kent. Als deze persoon met vragen of interpretatieproblemen zit, dan is dat een teken dat de formulering helderder kan. Het is perfect mogelijk om op een professionele manier eenvoudig en duidelijk te schrijven. “Keep It Simple, Stupid”, of kortweg KISS, is hier het motto!
Sta even stil bij hoe je het contact met de verenigingen wil realiseren en onderhouden. Een puur administratieve en schriftelijke relatie (via reglementen en procedures) kan tot communicatieproblemen leiden tussen bestuur en verenigingen.
Persoonlijk contact met de verenigingen in je gemeente is daarom altijd een plus, of dat nu via occasionele telefoontjes of een bezoekje tijdens een activiteit gebeurt. Niet alleen wordt dit geapprecieerd door de verenigingen, het helpt je ook een vinger aan de pols te houden: wat houdt verenigingen bezig? Welke obstakels ervaren ze?
Dit onderhouden van persoonlijke contacten vraagt uiteraard een significante investering van de relevante ambtenaar. Maar er zijn eenvoudige manieren om contacten op een efficiënte manier te leggen: