Doe dit, doe dat, vergeet ook niet x of y en o ja, als het even kan, zorg dan ook nog voor…

Krijg je bij het scrollen door deze site het gevoel dat het allemaal wel heel erg veel, moeilijk en lastig wordt? Dat kan, maar bedenk dat deze site er net op gericht is om subsidiereglementen en andere ondersteuningsvormen aan organisaties slim te regelen. Zodat het voor lokale verantwoordelijken en organisaties duidelijker en makkelijker is. Net daarom voorziet deze site een veelheid aan aandachtspunten, argumentatie, tips en voorbeelden. Maar laat je niet afschrikken door deze veelheid. Ongetwijfeld is veel van wat we vertellen, al goed geregeld in je gemeente. Bovendien moet en kan je uiteraard niet alles tegelijk invoeren. Het is dus vooral zaak om uit deze site te pikken wat past in je eigen lokale context. Of wie het schoentje past, trekke het aan 😉

Vertrouwen boven verantwoording

Administratieve overlast is niemands vriend. Er is al lange tijd – terecht – heel wat te doen rond ‘regulitis’, ofwel overdreven regelgeving, voor verenigingen. Een amalgaam van verouderde, onnodige of nodeloos ingewikkelde procedures. Af en toe is er wat ‘vereenvoudiging’ of ‘digitalisering’, maar meestal is het niet meer dan symptoombestrijding. Want de onderliggende cultuur blijft over het algemeen dezelfde: er is te vaak een gebrek aan vertrouwen in verenigingen, met een drang tot beheersen en controleren als gevolg. Uiteraard moet er controle zijn als er met belastinggeld gewerkt wordt, maar men kan zich afvragen of de slinger niet te ver doorgeslagen is? Verenigingen zijn geen grote bedrijven die mensen en middelen hebben om alles te monitoren, becijferen en in kaart te brengen. Dit moeten we dan ook niet verwachten van hen.  

Gelukkig zijn er heel wat lichtpuntjes op lokaal vlak. Die worden helaas soms overschaduwd door regelgeving die op hogere niveaus tot stand kwam. We denken aan de GDPR-regels of de Europese anti-witwasregelgeving waardoor kleine, lokale vzw’s steeds moeilijker een bankrekening kunnen openen. Dat is voor veel lokale besturen nochtans een – terechte – vereiste als ze subsidies willen storten. Het zorgt voor patstellingen en kopbrekens bij lokale besturen én verenigingen en er valt op korte termijn weinig aan te doen. Daarom is het een verademing dat heel wat lokale besturen wél willen vertrekken van vertrouwen in hun verenigingen. Ze tonen daarmee aan dat uitgaan van vertrouwen niet hetzelfde is als de boel de boel laten. “Als je medewerkers veel contact hebben met het veld, heb je geen lijvig dossier nodig om te weten wie vals speelt”, hoorden we bijvoorbeeld tijdens het traject. Het legt de vinger op de wonde. Er wordt zoveel met gegevens, cijfers en papier gegoocheld en geschoven, maar wat wéét men er echt mee? 

Wie het meent met het opbouwen van een vertrouwensband, wie wil weten wat er leeft in het verenigingsleven én eigen accenten wil leggen, verlaat beter de wereld van onnodige afvinklijstjes en kwantitatieve criteria en zoekt een gezond en werkbaar evenwicht tussen vertrouwen en verantwoording. Persoonlijk contact en mondelinge dialoog zijn interessante alternatieven.  

Naast de centen, ontzorgen via brede ondersteuning

Een degelijk ondersteuningsbeleid geeft ruimte aan initiatief door de grootste (financiële) zorgen weg te nemen.  

Stel je financieel nog even de vraag met welke vaste kosten een vereniging zoal te maken krijgt. We geven hier een eerste algemeen beeld dat uiteraard nog aangevuld en verfijnd kan worden.  

Specifiek voor jeugdinitatieven, is er deze inkijk in de vaste kosten.

Maar dus… Streef je écht naar een verenigingsvriendelijk klimaat? Maak dan werk van een uitgekiend, coherente visie en overleg met je collega’s uit andere diensten hoe zij betrokken kunnen zijn. Financiële steun is maar één aspect. Je kan ook ontzorgen. 

Inspiratie voor lokale beleidsmakers – Oriëntatiekit De Federatie.  

Welke ondersteuning kan je inzetten? We lijsten er enkele op.   

• Logistieke ondersteuning: uitleendienst, vervoer en opbouw van materiaal, technische hulp, drukwerk, samenaankopen, …  

• Toegang tot (gemeentelijke) infrastructuur en daarmee samenhangend: gunstige huurtarieven, vlot beheer, betaling van billijke vergoeding/unisono, …  

• Inhoudelijke ondersteuning zoals feedback, doorverwijsfunctie, aanzetten tot samenwerking, hulp bij subsidiedossiers, vorming, centraal aanspreekpunt (verenigingscoach/consulent), betrekken kansengroepen, … 

• Promotie en communicatie: centraliseren info, promotie, zichtbaarheid, waardering, toon- en podiumkansen, … 

• Permanente dialoog en overlegcultuur met bestaande veld en een alerte antenne (detectie) voor nieuw initiatief.  

• Overkoepelend vrijwilligersbeleid: vergoedingen, verzekering, appreciatie, vorming, …  

Deze mix aan mogelijkheden laat je toe om te variëren naargelang de draagkracht en noden van je verenigingen. Ze kan ook oplossingen bieden voor verenigingen die erkend zijn maar geen subsidie wensen.  

Goed voorbeeld: Ondersteuning voor verenigingen en organisatoren | Gemeente Dilbeek 

Goed beleid, veronderstelt voldoende middelen. Niet alleen om te investeren in de verenigingen, maar ook om ze deskundig te omkaderen. Competent personeel is goud waard. Een betrokken ambtenaar is nabij en aanspreekbaar. Door persoonlijk contact en netwerking weet je aan welk touwtje te trekken als matchmaker, bemiddelaar, pleitbezorger, wegwijzer, adviseur… Neem het op voor je verenigingen en soigneer ze. 

Gelukkig sta je er niet alleen voor. Tal van organisaties kennen het antwoord op de vragen waar jouw organisaties mee worstelen. Ontdek ze hier: OP/TIL – Referentietool . Zo kan je ook doorverwijzen naar andere subsidieverstrekkers of via het Verenigingsloket in 1 oogopslag zicht krijgen op informatie en dienstverlening van verschillende overheden. Via de vrijetijdsmonitor ontdek je eveneens welk ondersteuningsaanbod andere Vlaamse gemeenten aanbieden. 

Draagvlak en inspraak

Bezin eer je begint. 

Fijn dat je de status quo van je subsidiereglementen in vraag durft stellen! Eenvoud en minder werklast kunnen jouw drijfveren zijn, maar niet iedereen denkt er zo over. Subsidiereglementen hervormen kan weerstand opwekken. Er komt dan ook veel tegelijk in beweging. Erkenning, subsidiëring en adviesrollen vormen samen één grote werf. Ga daarom stapsgewijs maar doelbewust te werk. Laat je niet kisten door ‘de luide roepers’ of lobbywerk achter de schermen. 

Omgaan met conflict en verschil | Kwadraet 

Zorg voor een goede start.  

Je timing is van cruciaal belang. Een ideaal moment bestaat misschien niet, maar kort na aanvang van de legislatuur of ergens halfweg lijken de beste keuze. Zo kan je het proces afronden voor de verkiezingsstrijd weer losbarst. Anderzijds kan je je 1 jaar voor verkiezingen grondig beginnen voorbereiden zodat je klaar zit wanneer de nieuwe schepen/het bestuur weer start.  

Verzamel zelf de nodige input (goede voorbeelden, informatie als deze, motivering, …). Zo kom je beslagen op het ijs. Naast ‘desk-research’ kunnen de resultaten van een brede bevraging een aanknopingspunt vormen. Wat vinden organisaties belangrijk om te subsidiëren? Welke prioriteiten/beoordelingscriteria/thema’s schuiven ze zelf naar voor? Pols zowel bij (potentieel!) gesubsidieerden, als bestuur. Verwerk de inzichten uit het veld om een mismatch met je reglement te voorkomen. 

Start het proces niet met concrete teksten, berekeningen of mogelijke gevolgen voor elke vereniging. Die volgen pas in tweede instantie. Vertrek liever vanuit leidende principes waar men zich akkoord mee verklaart.  

Laat je omringen door enkele krachtige figuren die de stuurknuppel mee in handen nemen. Een vertegenwoordiger uit de adviesraden, een onafhankelijk expert, een procesbewaker, een beleidsmaker… Weeg verder af wie erg betrokken is, maar tegelijk zijn eigen belangen overstijgt (of net weerbarstig is maar zich laat overtuigen door de kern). 

Een kerngroep bereidt inhoudelijk voor. De klankbordgroep (beoogde doelgroep, aangevuld met deskundigen) denkt mee op basis van concrete vragen en voorstellen. Wissel waar het kan schriftelijk, online en fysiek contact af, net als collectieve en individuele momenten. 

7 strategieën om participatief te werken | Demos  

Koppel regelmatig naar de doelgroep terug ‘zodat ze helemaal mee zijn en blijven’. Probeer gebruikers tijdens ‘aftoetssessies’ boven zichzelf te laten uitstijgen zodat ze niet enkel door de bril van hun eigen werking kijken. Stel daarom gerichte vragen met het oog op gerichte feedback.

Bijvoorbeeld:  

• Welke maatregels spelen momenteel onvoldoende in op de noden van de doelgroep en nemen zo veel tijd in beslag van zowel doelgroep als bestuur? 

• Voelt het eerlijk aan als we bedrag x koppelen aan voorwaarden y en z? 

• Zijn jullie akkoord dat de bewijsvoering x en y omvat en jaarlijks ingediend moet zijn voor (datum)? 

• Wat roept weerstand bij je op?   

Om je verenigingen te overtuigen, werk je stap voor stap. Herhaal telkens de ‘waarom’ en het grotere plaatje (en kom niet terug op eerder gemaakte beslissingen). Transparant zijn over wat met de feedback is gebeurd, ben je hen verplicht.  

Wanneer het reglement klaar is om te testen, laat je een steekproef van verenigingen het ontwerpreglement uitproberen en evalueren. Blijkt uit je testen dat er nog een kink in de kabel zit, probeer dan een oplossing te vinden. Ga met dat antwoord vervolgens terug naar de doelgroep.  

Vanuit de kern hou je overzicht. Rekenkundige tabellen simuleren elke voorgestelde wijziging om uiteindelijk tot een evenwichtig reglement te komen.  

Finaal is zorgzaam zijn met de overgang van de oude naar nieuwe regeling een sterke aanrader.  

Ruggensteun vanuit je gemeente 

Het moet een haalbaar intern proces blijven. Hoe motiveer je collega’s om je subsidiereglement te herzien? 

• Collega’s uit de vrijetijdsdiensten: meer eenvoud, meer snelheid. 

• Juridische dienst: juridisch sluitende teksten. 

• Financieel directeur: objectieve geldstromen. 

• Algemeen directeur en administratie: transparante werkprocessen. 

• And last but nog least College en gemeenteraad: sterke visie, breed bereik. 

Zij verschijnen niet allemaal op het toneel, maar leveren achter de schermen ook wat werk en nemen het voor je op als het proces dreigt vast te lopen.  

Transversale aanpak

Eén reglement voor allen?!  

Heel wat besturen zetten in op een integraal vrijetijdsbeleid waar bijvoorbeeld sport, jeugd en cultuur samenkomen. Dit biedt kansen om al je subsidiereglementen (tegelijk) tegen het licht te houden.  

Door sectorale reglementen naast elkaar te leggen en beter af te stemmen, werk je onbedoelde ongelijkheden weg, ga je versnippering van middelen tegen en kom je tot een eerlijke verdeling onder sectoren. Stroomlijnen betekent allicht ook meer efficiëntie in de dienstverlening en hogere transparantie. Het opent deuren voor verenigingen die niet in 1 hokje passen.  

Klinkt aantrekkelijk. Zeker voor erkenningsreglementen is dit een troef. Ook projectsubsidies kan je allicht relatief makkelijk generiek schrijven.   

Maar bij reglementen voor werkingssubsidies blijkt het in de praktijk niet zo’n gezellige oefening… Je wil niet eindigen met meer uitzonderingen dan regel. Uniforme subsidiecriteria over sectoren heen zijn geen sinecure. Cultuur en sport, bijvoorbeeld, verschillen sterk van elkaar. De eigenheid van een sector schemert al snel door: al dan niet werken met trainers, diversiteit aan publieksmomenten, frequentieverschillen, ander bereik, proces versus product, enz. Trap ondanks goede bedoelingen niet in de val van eenheidsworst. Daarom…  

Vereenvoudig op slimme wijze. Dit kan op één of meerdere manieren:  

• Trek parallellen waar mogelijk. Stem procedures op elkaar af, schakel gelijk waar mogelijk. Denk aan timing, indienvoorwaarden, goedkeuring, bewijs… 

• Bepaal bewust ‘de waarde’ van de ene activiteit (bv in de jeugdsector) ten opzichte van een andere (bv in de sportsector) als je budgetten vergelijkt en in verhouding wil krijgen. Met louter kwantitatieve criteria kom je er allicht niet.  

• Kan je gemeenschappelijke principes inbouwen voor alle verenigingen? Kom je tot eenzelfde basisset ongeacht sector? Zoals: vorming, communicatie, bereik, … als gedeelde sokkel. 

• Daarna kunnen criteria volgen die inspelen op de uniciteit van de (deel)sector waardoor je een gedeeld kader hebt (ééngemaakt reglement) met daarnaast ondersteuning op maat voor jeugd, sport, cultuur, toerisme, welzijn…  

Ter illustratie: Werkingssubsidie voor erkende Herentalse verenigingen | Herentals 

Digitalisering

“Zou dat niet beter werken als het digitaal is? Is dat wel nog van deze tijd, zo een formulier afgeven aan een loket?” Uitspraken die je wel eens hoort bij zowel verenigingen als ambtenaren.  

Laten we meteen één hardnekkig misverstand uit de weg ruimen: het digitaliseren van nodeloze, ingewikkelde of onduidelijke procedures zorgt niet voor minder administratieve overlast. Eerst moeten je processen en procedures in orde zijn en bekijk dan waar digitalisering één en ander makkelijker kan maken.  

Een veelbelovende mogelijkheid is het Verenigingsloket van de Vlaamse overheid, een digitaal platform om dienstverlening aan verenigingen te vereenvoudigen. Niet enkel Vlaamse dienstverlening, maar ook lokale subsidies, erkenningen, vergunningen e.d. kunnen binnenkort via het Verenigingsloket verlopen. De motor van het Verenigingsloket is het gloednieuwe verenigingsregister. Dit bevat de data van alle verenigingen die zich registreren. Het zorgt ervoor dat verengingen slecht één keer hun gegevens moeten ingeven; het zogenaamde ‘only once-principe’. De gegevens worden opgeslagen in het verenigingsregister en worden – dankzij de unieke vCode – automatisch ingevuld bij andere aanvragen in het verenigingsloket. Die code maakt ook de dienstverlening op maat mogelijk en maakt het instanties makkelijker om hun aanbod of ondersteuning gerichter te focussen op de verenigingen die er mogelijk voordeel bij hebben.  

Op die manier heeft het Verenigingsloket het potentieel om voor elke vereniging de toegangspoort te zijn tot alle denkbare procedures vanuit gelijk welke overheid. Een zaal huren, een vergunning of een Vlaamse premie aanvragen, … het moet in de toekomst allemaal kunnen via dat ene Verenigingsloket.  

Sommige gemeenten werken voor hun grondgebied met een eigen verenigingsregister. Dit zou in principe – op termijn – vervangen kunnen worden door het overzicht van het Verenigingsloket. Voor zover alle verenigingen zich daar registreren uiteraard. Het kan geen kwaad om verenigingen daartoe nu al aan te sporen.  

Als je gemeente of stad al is aangesloten op het V-loket kan een vereniging via die weg vergunningen en subsidies aanvragen en opvolgen. Het aantal aangesloten gemeenten is voorlopig zeer beperkt. Wie zich wenst aan te sluiten, en de interne systemen en software wil koppelen, kan terecht op dit specifieke luik van de website van het Verenigingsloket.  

Wil of kan je die omschakeling nog niet realiseren? Dan kan je toch al stappen zetten. Een beknopte steekproef leert dat een goeie helft van de gemeentes intussen met downloadbare formulieren werkt die een organisatie kan invullen en mailen naar de verantwoordelijke dienst. Een klein kwart van de gemeenten werkt met een geïntegreerde webapplicatie waarbij een organisatie dus online de volledige procedure kan doorlopen.