Kies voor een constructieve feedbackcultuur. Luister naar bezorgdheden en suggesties van de doelgroep maar laat je niet verleiden om allerlei uitzonderingsmaatregelen aan je reglement toe te voegen. Zo dreigt het een plakboek te worden van op maat gesneden regels waarvan de essentie zoek raakt.
Evalueren is bedoeld om relevant en actueel te blijven. Herinner je stap 1 & 2: formuleer je doel en bepaal je doelpubliek. Na de eerste indienronde komen misschien al onnauwkeurigheden bovendrijven. Stuur dan snel bij. Wees via informele gesprekken of persoonlijk contact ook alert voor tussentijdse bezorgdheden of signalen. Hou ze bij in een ‘signalenbundel’ en stuur administratieve procedures meteen bij in functie van meer gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid. Dit zijn quick wins die goodwill genereren.
Overweeg om 1x per legislatuur het hele proces opnieuw te doorlopen. Desnoods in een lightversie van het stappenplan. Capteer bedenkingen en besognes van de doelgroep, idealiter door ze expliciet te bevragen. En hou zelf strak in het oog of het reglement in de praktijk nog tegemoet komt aan het vooropgestelde doel. Klamp je niet vast aan uitgedoofde formules.
We geven nog een belangrijke kanttekening mee. Weet dat de waarde van ongewijzigde subsidiebedragen stelselmatig afneemt. Voorzie daarom jaarlijkse indexering. Voldoende budget is met andere woorden een vereiste om je verenigingsleven optimaal te steunen.
Tot slot, check doorheen de jaren of de interne flow van controle en uitbetaling ook werkbaar is.
Houvast Duffel:
Is het doel van de subsidie duidelijk vastgesteld?
Is het doel van de subsidie in het reglement opgenomen?
Sluit het doel van de subsidie aan bij de doelstellingen van het meerjarenplan?
Sluit de subsidie aan bij de actuele context (tijdsgeest, evoluties in de samenleving, lokale uitdagingen, …)?
Is overheidstussenkomst noodzakelijk?
Indien ja: is dit subsidiereglement de beste manier om die overheidstussenkomst te regelen?
Is het reglement opgemaakt in samenspraak met de doelgroep van de subsidie?
Is er voldoende draagvlak voor het reglement op ambtelijk, maatschappelijk (gebruikers) en politiek vlak?
Minimaliseert het reglement ongewenste neveneffecten?
Kunnen de voorwaarden in het reglement afgedwongen en gecontroleerd worden?
Zijn overlappingen of tegenstrijdigheden met andere regelgeving vermeden?
Is het reglement in eenvoudige taal opgesteld?
Is het reglement voor elke burger begrijpbaar?
Is de subsidie voor iedereen vlot vindbaar en aanvraagbaar?
Is het interne proces rond uitbetaling van de subsidie transparant en duidelijk voor alle betrokken diensten?
Is een controlesysteem voorzien op de uitbetaling van de subsidie?
Kan de impact of effectiviteit van de subsidie gecontroleerd worden?
Is er een evaluatiesysteem van het reglement zelf ingebouwd?
Formuleer hier je conclusie: hoe vaker het antwoord op bovenstaande vragen “nee” is, hoe groter de noodzaak om het subsidiereglement te herwerken of het subsidieproces bij te sturen.
Is het antwoord vaak “onbekend”? Dan is verdere evaluatie of een heroverweging/bijsturing van het reglement zinvol.