Goede reglementen zijn futureproof. Daarom vragen ze regelmatig om evaluatie. Je werking en streefdoelen veranderen immers doorheen de tijd. De eerste vraag die je jezelf altijd moet stellen is: wat willen we met dit reglement bereiken? Het antwoord vormt het fundament van je schrijfproces. Check voortdurend of je criteria en voorwaarden aansluiten bij het beoogde effect.
Dit antwoord laat ook jouw visie op een verenigingsvriendelijk klimaat doorschemeren. Dit kan veelzijdig zijn. Van ‘de bestaansreden/basiswerking van verenigingen continueren’ door deze financieel te honoreren tot ‘eigen accenten introduceren’ (zoals vernieuwing of diversiteit stimuleren, talentontwikkeling, verbinding, digitalisering, inclusie enz.).
Start dus met het formuleren van je doelstelling. Schrijf de belangrijkste elementen zo concreet mogelijk op.
Een reglement kan nooit alle eigenheden van organisaties vatten. Weeg eerlijk af wat voor alle verenigingen haalbaar lijkt binnen het kader van een reglement. Vermijd daarnaast oeverloze bis-artikels en uitzonderingsmaatregelen. Beperk je tot de essentie.
Toets je doelstellingen tussentijds bij het politiek bestuur af. Doe hetzelfde met je doelgroepen (zie ook stap 2 ‘bepaal je doelgroep‘). Want een breed gedragen doelstelling, resulteert in een breed gedragen reglement.
Om je doelen scherp te stellen, kan het helpen om ze specifiek, meetbaar, acceptabel, realiseerbaar en tijdsgebonden te maken (kortom, SMART). Door een einddatum voor je doelstelling te kiezen, bouw je automatisch een evaluatiemoment in zodat verouderde doelen of irrelevante passages niet nodeloos blijven bestaan.
In je motivatie om je subsidiereglement te herzien, kunnen nog andere drijfveren meespelen. Meer eenvoud, transversaler opzet, betere evenwichten, minder administratieve last … Lijst ze op en neem deze ook mee als toetssteen doorheen je proces.