Wanneer een overheid een subsidie geeft, is het logisch dat de ontvanger verantwoordt wat ermee zal gebeuren of gebeurd is. De kunst bestaat erin om de mate en aard van verantwoording in lijn te krijgen met de mate van subsidiëring. Het is zoeken naar een evenwicht tussen een overdreven bewijslast en een willekeur die misbruik mogelijk maakt.
Daarom is het aangewezen om je af te vragen wat je wil bereiken met verantwoording. Wil je subsidiestromen controleren of een beter inzicht krijgen in het verenigingsleven in je gemeente? Wat is er juridisch minimaal nodig en wat is toegestaan? Voor wie moet verantwoording nuttig zijn? Doen we iets met alle informatie die we opvragen? In welke vorm kan dit best aangeleverd worden?
Verantwoording is een instrument, geen doel. Het kost veel tijd die vaak zinvoller benut kan worden. Herleid de verantwoording tot de essentie. Dat is eenvoudiger en helderder én je bouwt een vertrouwensband op met je verenigingen. Veel structurele en overbodige verantwoording vertrekt vanuit wantrouwen.
De volgende pro’s en contra’s bieden een leidraad om verantwoordingsprocedures onder de loep te nemen.
Een goed doordachte verantwoording kan dienen als kwaliteitscontrole.
Goed opgestelde verantwoordingsstukken maken duidelijk welke organisaties floreren en welke het moeilijk hebben. Het biedt inzicht in het reilen en zeilen van het verenigingsleven in je gemeente.
Met veel opgevraagde informatie gebeurt helemaal niks. En/of je komt er eigenlijk niks essentieels mee te weten (bv. aantal bestuursvergaderingen).
Relevante informatie wordt vaak dubbel opgevraagd.
Zowel het opmaken als controleren van de verantwoording kost vaak teveel tijd.
Inefficiënte en verplicht frequente verantwoording leidt tot wrevel en verantwoordingsmoeheid. Het bevordert geen vertrouwensrelatie tussen bestuur en organisatie.