07 Ga voor heldere opbouw en taal

    Stappenplan
    Ga voor heldere opbouw en taal

    In de voorgaande stappen verwijderde je allicht nodeloze of verouderde criteria/artikels. Prima! Hou je reglement beknopt en schrijf in mensentaal. Vermijd juridisch taalgebruik. Een reglement in ambtenarees maakt niemand beter. Controleer je reglement op dure woorden en ingewikkelde zinsconstructies en probeer deze te vervangen of achterwege te laten. Wat voor interpretatie vatbaar is, moet eruit. 

    Let wel: eenvoud siert, maar het geheel moet juridisch correct blijven zodat je reglement uitvoerbaar en handhaafbaar is. Als je een juridische dienst hebt, vraag dan of zij het ontwerpreglement eens nalezen om fouten te vermijden.  

     

    Laat je reglement ook eens nakijken door een buitenstaander. Als deze vragen of interpretatieproblemen heeft, kan de formulering beter. Het is perfect mogelijk om op een professionele manier eenvoudig en duidelijk te schrijven. ‘Keep It Simple, Stupid’ – of kortweg KISS – is het motto! 

     

    Check vervolgens of je reglement voldoet aan de actuele tijdsgeest.  

     

    • De woorden voorzitter en secretaris refereren naar het traditionele verenigingsleven. Terwijl termen als verantwoordelijke of contactpersoon meer openheid uitstralen en dus herkenbaarder zijn voor een brede waaier aan initiatieven. 
    •  Lidmaatschap is vaak geen must meer voor verenigingen. Ook ‘burgerinitiatieven tellen niet persé leden. Neem dit begrip dan ook niet op als subsidievoorwaarde. 

     

    Naast taal is structuur van belang. Zorg voor een heldere opbouw van je reglement.  

    Voor een heldere opbouw van je document, kan je onderstaande checklist hanteren.  

    • Intro (optioneel)

      • Situeer, indien van toepassing, of er ook andere ondersteuningsmaatregelen zijn. Schets de bredere context. 

    • Doelstelling

      • Wat wil je met dit reglement bereiken?

    • Doelgroep

      • Tot wie richt dit reglement zich? Wie kan  intekenen?

    • Voorwaarden en criteria

      • Waaraan moet een organisatie al dan niet voldoen om in aanmerking te komen?

    • Aanvraagprocedure en -deadlines

      • Wat moet een organisatie wanneer doen om in aanmerking te komen?

        Waarvoor kan ze waar terecht?

        (leg bij voorkeur rechtstreekse link naar webformulier)

    • Beoordelingsprocedure en uitbetaling

      • Wie beoordeelt de aanvragen en hoe verloopt dit?

        Wie adviseert en wie beslist binnen welke termijn?

        Waaraan kan een kandiderende organisatie zich nog verwachten?  

    • Verantwoordingsprocedure en toezicht

      • Hoe moet een organisatie zich verantwoorden als ze ondersteuning kreeg?

        Moeten ze bv verplicht een logo gebruiken tijdens activiteiten?

        Wat moeten ze zoal bijhouden als bewijsmateriaal?

        Wat kan er gebeuren als dat onvoldoende is?

        (neem hier ook op hoe een eventuele terugvordering gebeurt en verduidelijk een eventuele geschillenprocedure) 

    • Slotbepalingen

      • Bepaalt wanneer het oude reglement vervalt en het nieuwe ingaat.  

    • Publicatie- en meldingsplicht

      • Dit reglement is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.

        (dit is een verplichte bepaling in alle lokale ‘reglementen’) 

    Tot slot. Stem je reglement qua opbouw, inhoud (en formulering) zoveel mogelijk af op de overige reglementen binnen je gemeente. Dit zorgt voor transparantie en herkenbaarheid. 

     

    Je bent er nu bijna. Het ontwerpreglement kan naar de gemeenteraad om gestemd te worden. Daarna kan het officieel reglement ingevoerd worden.