Vooraleer je het nieuwe reglement lanceert, heb je de impact ervan al tussentijds afgetoetst bij je doelgroep (zie ‘draagvlak‘), zijn er al financiële simulaties gemaakt en stuurde je het reglement allicht al wat bij. Op geregelde tijdstippen meedelen waar je staat in het hervormingsproces is geen overbodige luxe. Communiceer ook wanneer de beoogde deadline mogelijks vertraging oploopt en waarom.
Is het nieuwe reglement finaal klaar? Pak er dan mee uit. Via je website, gemeentenieuws, laat je doelgroep erover aan het woord, betrek eventueel lokale pers. Naast publieke communicatie zijn gerichte mailings en een infomoment voor alle betrokkenen noodzakelijk zodat iedereen op de hoogte is. Herhaal de boodschap op geregelde tijdstippen en zeker wanneer de indiendatum voor verantwoordingsstukken in zicht komt.
Maak duidelijk bij wie gebruikers rechtstreeks terecht kunnen met vragen, liefst ook fysiek. Een hulplijn creëert veel goodwill en geeft jou nieuwe inzichten over onduidelijkheden. Overweeg ook ‘FAQ’ te ontsluiten zoals in Mechelen.
Omdat verenigingen vaak beroep kunnen doen op verschillende soorten ondersteuning (werkings- en projectsubsidies, infrastructuurtoelage, logistieke steun, …) kan je één centrale plek op je webplatform overwegen. Dit biedt het voordeel dat een organisatie in één oogopslag ziet waar ze recht op heeft. Werk je via een centraal aanvraagformulier dan kan ook de administratie makkelijk zien welke ondersteuning verenigingen genieten.
Je kan er verder voor kiezen om ook visueel uit te pakken. Met infographics, een brochure, een affiche, een subsidiewijzer met filters, een flowchart, een specifiek icoontje, instructiefilmpje, enz. Werk op maat van je gemeente.
Tip!
Bij een subsidiereglement horen vaak deadlines. Je doet er goed aan de verschillende deadlines te centraliseren in een handige overzichtskalender.
Check de handleiding van Bilzen – sport
Een overzicht van hoe de totale subsidiepot (procentueel) wordt verdeeld, schept duidelijkheid. Hoeveel gaat naar werkingsmiddelen, hoeveel projectsubsidie, hoeveel andere extra’s? Zo geeft gemeente Duffel in hun reglement aan dat 90% naar werkings- en basissubsidies gaat en 10 % naar projectsubsidies. Gemeente Houthulst vermeldt in hun subsidiereglement voor jeugdorganisaties een verdeelsleutel tussen verschillende soorten subsidies.
Het kan (zeker wat projectsubsidies betreft) inspirerend werken voor andere organisaties, om de toegekende bedragen van afgelopen jaren te ontsluiten. Dit kadert niet alleen in transparant bestuur, het biedt ook de mogelijkheid om evoluties in kaart te brengen en je beleid te motiveren of evalueren.
Vrijetijdsinitiatieven zijn vaak op zoek naar extra financiering. Verwijs op je gemeentelijke site door naar andere instanties.